Kokonaisarkkitehtuuri osaksi johtamista

Kokonaisarkkitehtuuri on hyvä renki mutta huono isäntä. Kokonaisarkkitehtuurin pitää olla osa johtamisjärjestelmää ja johtamiskulttuuria, Toiminta, tieto, tietojärjestelmät ja teknologia pitää olla vuorovaikutuksessa keskenään. Samoin on tietoturvan kehittämisessä. Tieto on "öljy", joka pistää moottorit käyntiin. Suunta ja tarkoitus pitää olla selvä. Nämä teesit loihdin kertomaan kokonaisarkkitehtuuria koskevassa Itä-Suomen yliopiston kurssikokonaisuuden loppuseminaarissa 11.12.2014 Kuopiossa. http://www.uef.fi/fi/aducate/kokonaisarkkitehtuuri/materiaalipankki/loppuseminaari

+

STM: Sote hyötykäyttöön strategia 2014

Kokonaisarkkitehtuurin avulla vältetään osaoptimointia, puretaan siilomaista toiminnan kehittämistä, lisätään toimintojen, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologioiden yhteentoimivuutta. Toisaalta kokonaisarkkitehtuuri voi johtaa yksipuoliseen ylhäältä alas johdettuun kokonaissuunnitteluun, jossa unohdetaan toiminnan tarkoitus, asiakkaan tarpeet. Uhkana on syntyä vain iso kasa dokumentteja, jotka jäävät vieraaksi toiminnalle. Uhkana on myös täysin organisaatiokeskeinen ajattelutapa, joka nojautuu organisaation sisäisiiin sääntöihin ja toimijoihin. Uhkana on, että kehitetään vain kehittämisvelvoitteiden vuoksi. Strategiat luovat kokonaiskuvaa, mutta sisältävät myös omalta osaltaan paperinmakuisia kehittämisen uhkia. Sote hyötykäyttöön- strategia on hyväksytty. Toteutus ratkaisee jatkon. (ks. oheinen kuva).

Asiakas keskiöön. Kuopion seminaarissa vahvistuivat monet uhkatekijät, jotka olin omien kokemusteni kautta alustukseeni ladannut. Pekka Vähäkangas Kuopion kaupungilta valotti hyvinvoinnin haasteita kuntanäkökulmasta. Asiakkaan näkökulma tuli ilmeisenä haasteena esille. Minulle jäi käsitys, että asiakkaan palvelujen piiriin tuleminen on eräänlainen sattuma. Jos palvelun piiriin pääsee, on haasteena päästä sieltä pois. Samoin jää epäselväksi, auttaako todella annettu palvelu. Niin kyse on hoitoketjuista ja niiden hallinnasta. Seminaarin vetäjä Juha Mykkänen totesi puolestaan, että kokonaisarkkitehtuurimallin lähtökohta on ollut organisaation toiminnan kehittämisessä, ei niinkään asiakkuuden näkökulma. Tätä tuki myös opiskelija Antti Luoman opinnäytetyö, jossa hän vertasi eri arkkitehtuurimenetelmiä keskenään. Julkisesta kokonaisarkkitehtuurimenetelmästä puuttuu systemaattinen asiakasnäkökulma.

https://www.tietohallintomalli.fi/

Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen ulkokehällä. Useat seminaarin alustukset osoittivat sen, että kokonaisarkkitehtuuri ei ole johtamisen ytimessä. Tai toisin sanoin. Kokonaisarkkitehtuuri koetaan vaikeaksi, ICT-lähtöiseksi liturgiaksi. Vaatii työtä ja sinnikkyyttä tuoda ajattelutapa päättäjien tietoisuuteen ja vielä enemmän osaksi päätöksentekoa. ICT Standard Forumin tietohallintomalli on eräs tapa tuoda myös tällaista kokonaisajattelua osaksi johtamista. Samoin tämän KA-menetelmän kirjoittaminen ymmärrettävään muotoon auttaisi asiaa. Näin viestittiin: pitäisi puhua kokonaisarkkitehtuurin sijasta kokonaissuunnittelusta. Niin sen pitäisi olla osana johtamisen strategiatyötä, kehittämishankkeita jne. (Ks. myös Ollin tuumailut tietohallinnon johtamisen vaikeuksista, jossa otan esille myös tietohallintomallin: http://ollintuumailut.blogspot.fi/2014/08/tietohallinnon-johtamisen-vaikeudet.html).

Karri Vainio: Sote-alueiden yhteistyökartoitus 2014

Yhteistyö on valttia. Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurista vastaava VM:n virkamies Jari Kallela piti tärkeänä yhteistyön merkitystä. Siksi Jari totesi myös, että VM:ssä ei kovin mielellään lähdetä tekemään kategorista asetusta tietohallintolaille. Olen samaa mieltä. Tietohallintolaki ja kokonaisarkkitehtuuri eivät ole itsetarkoituksia. Helposti käy niin, että osoitetaan vain ylemmille viranomaisille, mitä dokumentteja on saatu aikaan. Pitäisi osoittaa omalle organisaatiolle ja erityisesti asiakkaille, mitä muutoksia on saatu aikaan avoimella, siilot ylittävällä toiminnalla. Yhteistyöllä on myös vaaransa. Seminaarilaiset olivat laskeneet, että soteen liittyvässä arkkitehtuurityössä on kymmenittäin erilaisia yhteistyöryhmiä. Ryhmien pyörittäminen vie aikaa virkamiehiltä sekä monesti generoi myös tarpeita ostaa kallista konsulttiapua ulkoa. Yhteistyötä on  myös kartoitettu sote-alueittain. Kuntaliiton erityisasiantuntija Karri Vainio esitti kalvon (kuva ohessa), jossa yhteistyön kärjessä on tällä hetkellä Pohjoinen sote-alue ja hännillä eteläinen sote-alue.

Kokonaisarkkitehtuuri osaksi johtamista on nyt ensiarvoisen tärkeä ja ajankohtainen tehtävä läpi koko julkisen hallinnon. Jos tällaista systematisointia ei saada aikaan, kokee menetelmä vähin erin korruptoitumisen ja sen vaikutus kääntyy itseään vastaan. Ehdotankin, että JHS179: uudistamisessa (kokonaisarkkitehtuurin keskeisin ohjaava dokumentti) kytkentä johtamisjärjestelmiin ja johtamiskulttuuriin otetaan ykkösagendalle. Kokonaisarkkitehtuurilla ei saa olla omaa sisään päin lämpiävää vuosikelloa, vaan sen tulee olla osa johtamisjärjestelmän vuosikelloa. Lukuisat erilliset yhteistyöryhmät ja -foorumit on läpivalaistava ja selvitettävä, voidaanko ne korvata integroimalla KA-työ osaksi pysyviä johtamisfoorumeita. Ka-työhön on "leivottava" sisällä ensisijaisina näkökulmina asiakasnäkökulma sekä toiminnan kokonaistaloudellisuus, tehokkuus ja vaikuttavuus. Tietojärjestelmien rakentaminen ja uusiminen ovat kallista puuhaa, jossa tuo KA-läpivalaisu on ehdottoman tärkeä menetelmä. Toimintojen karsiminen ja erilaiset sopeuttamisohjelmat valtiolla ja kunnissa eivät saa merkitä tietojärjestelmäinvestointien karsimista. ICT on nähtävä investointina tuottavuuteen ja vaikuttavuuteen.

Kuopiolaisten toiminnan ja tietohalilnnon kehittämistä koskeva kurssikokonaisuus oli mitä ilmeisimmin menestys. Kurssilaisten arviotkin olivat tosi korkeat. Moni johtamisohjelma olisi mielissään tällaisista arvosanoista.

Päivitys 15.12.2014: Kommentti LinkedInin puolelta:
 

Mikael

Mikael af Hällström

Senior Adviser at Finnish Tax Administration

Hyvä kirjoitus, johtamisjärjestelmä ja -kulttuurikytkös on todellakin äärimmäisen tärkeä. Omassa organisaatiossa KA-työ on sinällään hyvässä vauhdissa, mutta eleleekö se omissa sfääreissään vai omassa virtuaalitodellisuudessaan niin kauan kun kytkentä "oikeisiin kehittämisprojekteihin" on vain näennäinen? Vielä näkee paljon sitäkin että uutta (toimintaa) kehitettäessä muistetaan hankesuunnitelman kohdassa Ä tai Å mainita että "ai niin sitä arkkitehtuuria piti myös kuvata, laitetaanpa se tänne Tietohallinnon hoidettavana oleviin asioiihin yhdessä rajapintakuvausten ja tietokantasuunnittelun kanssa".
Sinällään surkuhupaisaa että "nimi pahentaa menetelmää"; varmaan näin on että "kokonaissuunnittelu" olisi nykyään helpompi myydä organisaatiossa ihan kautta linjan, myös toiminnan eli prosessien kehittämisen tasolla. "Tietosuunnittelu" kuulostaa taas oman organisaation näkökulmasta "tietokantasuunnittelulta" johon tarkoitus olisi pitää edes pieni hajurako ainakin mitä tulee käsitteellisen ja loogisen tason tietoarkkitehtuurikuvausten näkökulmasta :-)

Päivitys 16.12.2014: Kommentti LinkedInin puolelta:
 

Harri

Harri Laihonen

Professor, School of Management, University of Tampere (1.1.2015)

Hyvää pohdiskelua Olli. Samasta perusongelmasta kirjoittelin omassa blogissani, omalla terminologiallani: http://tietovirta.wordpress.com/2014/11/26/tietojohtaminen-tienhaarassa-kahden-kerroksen-vaesta-yhteiseen-nakemykseen/

Ongelman taustalla on nähdäkseni se ainainen liiketoiminta – tietohallinto -kahtiajako, jonka puitteissa aikoinaan pohdittiin onko CIO:n paikka johtoryhmässä. Vastaus tähän kysymykseen alkaa jo olla itsestään selvä; nyt ollaan ottamassa seuraavaa askelta.
Kokonaisarkkitehtuuri on nähdäkseni edelleen ”tietohallinnon” tonttia, ainakin sen luomisesta ja kehittämisestä on useimmiten vastuussa juuri CIO ja sitä ovat käytännössä rakentamassa teknologia-asiantuntijat ja teknologiaorientoituneet konsultit. Tiedän syyllistyväni yksinkertaistukseen, mutta keskustelun herättämiseksi valitsin hieman provosoivan vinkkelin asiaan. Itse uskon vahvasti, että monet ”lanseeraus” -ongelmat juontavat juuri tähän: kokonaisarkkitehtuuri keskustelu alistaa organisaation ”liiketoiminta”-osaamisen teknologialle. Ainakin kun asiaa tarkastelee liiketoiminnan vinkkelistä. Ns. liiketoimintafunktiossa on kuitenkin paljon sellaista osaamista, jota ”teknologia”-koulutukseen/ajatteluun ei sisälly. Syntyy helposti tunnelma, että häntä koiraa heiluttaa. Osaltaan maailma on varmaan menossa tähän suuntaa (data science), mutta kaikkialla tämä ei ole vielä ihan arkipäivää. Nimensä mukaisesti kokonaisarkkitehtuuri astuu monen ns. perinteisen johtamisfunktion tontille, joka luonnollisesti aiheuttaa vastareaktion. Palataan inhimillisiin perusasioihin. Itsekin olen hieman epäileväinen ajatukselle, että teknologia-asiantuntijat (perinteisesti ymmärrettynä) olisivat oikeita toimijoita johtamaan palvelutuotannon tuottavuuskeskustelua (toki omalta osaltaan, mutta isossa kuvassa), asiakasymmärrykseen liittyviä laatu/vaikuttavuusnäkökulmia tai henkilöstöjohtamisen liittyviä yksityiskohtia. Edelleen, tiedän yksinkertaistavani, mutta tilanne jossa teknologia-asiantuntijat ”pakottavat” palveluprosessit omien datamalliensa mukaisiksi ei ole helposti ostettava lähestymistapa. Tässä tarvitaan palveluarkkitehteja, palveludesignereita ja mitä kaikkia niitä nykyään ohjelmistoprojekteissa onkin mukana. Mutta siis, kokonaisarkkitehtuuri näyttäytyy silti monelle vielä teknologiavetoisena harjoituksena, kuten Mikaelkin edellä toi esiin. Kokonaisarkkitehtuuri on minunkin mielestäni hyvä tapa edistää tiedolla johtamista käytännössä, toiminta-arkkitehtuurin ymmärtäminen julkisen palvelujärjestelmän monimutkaisessa kokonaisuudessa ei kuitenkaan ole yksinkertaista ja edellyttää todella syvällistä palvelukokonaisuuksien ymmärtämistä. Yksittäiset prosessit ovat ”helppoja”, mutta monissa tapauksissa palvelun vaikuttavuus syntyy monen prosessin yhteistyön tuloksena ja harvassa ovat sellaiset palveluarkkitehdit, jotka ymmärtävät miten systeemi kokonaisuutena toimii. Tarvitaan tiivistä yhteistyötä ja yhteistä kieltä, joita ollaan vasta luomassa. Hyvää työtä tehdään monella saralla, oikotietä onneen tuskin on olemassa. Muutos lähtee uudenlaisesta ajattelusta, joka on jo oraalla monessa organisaatiossa.